Table of Contents
فهم التدقيق في المخاطر: مكون أساسي لإدارة المخاطر الفعالة
المقدمة
التدقيق في المخاطر هو فحص وتوثيق فعالية الاستجابات للمخاطر المحددة وأسبابها الجذرية، وكذلك فعالية عملية إدارة المخاطر. يُعد إجراء التدقيق في المخاطر جزءًا أساسيًا من تطوير خطة إدارة الحدث. يتضمن ذلك تحديد وتقييم جميع المخاطر المحتملة لوضع خطة لمعالجة أي أحداث غير مرغوبة قد تسبب ضررًا للأفراد أو تؤثر سلبًا على المنظمة.
تستخدم بعض الشركات مصطلح "مراجعة" بدلاً من "تدقيق"، لكن الغرض يبقى نفسه: ضمان فعالية استراتيجيات إدارة المخاطر.
تطبيق التدقيق في المخاطر
يمكن أن يضمن إجراء التدقيق في مخاطر المشروع بقاء المشروع على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية. غالبًا ما تُجرى هذه التدقيقات طوال دورة حياة المشروع للحفاظ على صحته. الهدف الرئيسي هو التأكد من أن كل عملية تعمل كما هو مطلوب. من الضروري أن تظل هذه التدقيقات موضوعية، حيث تتعلق بصحة المشروع.
إجراءات إجراء التدقيق في المخاطر
يتحمل مدير المشروع مسؤولية ضمان إجراء التدقيق في المخاطر بتردد مناسب، كما هو محدد في خطة إدارة مخاطر المشروع. يمكن تضمين التدقيق في الاجتماعات الروتينية لمراجعة المشروع، أو يمكن عقد اجتماعات منفصلة للتدقيق في المخاطر. يجب أن تكون صيغة التدقيق وأهدافه واضحة قبل إجراء التدقيق.
يمكن أن يتضمن التدقيق في المخاطر:
- التحقق من المخاطر المحتملة
- مراقبة مشاريع مماثلة لفهم كيفية تفاعل المشاركين مع بيئة الحدث
- مراجعة أنظمة إدارة المشروع والسياسات والإجراءات للتأكد من تحديثها
- مقابلة موظفي المشروع للتحقق من تلقيهم التدريب المناسب
تعليمات إجراء التدقيق في المخاطر
- تحديد المدقق في المخاطر
الخطوة الأولى هي تعيين شخص كمدقق المشروع. يفضل أن يكون هذا الشخص هو مدير المشروع. إذا كانت الموضوعية موضع شك، أو إذا كان أصحاب المصلحة يعتمدون بشدة على المشروع، يمكن توظيف مدقق خارجي أو شركة تدقيق. - مقابلة أعضاء الفريق
ابدأ بإعداد قائمة بالأشخاص الذين سيتم مقابلتهم خلال التدقيق. تشمل هذه القائمة عادةً مدير المشروع وأصحاب المصلحة وفريق المشروع. قد يكون من الضروري مقابلة الآخرين المشاركين في العملية، مثل الموارد الخارجية. من الضروري أن يكون جميع الموظفين، بما في ذلك المتطوعين، قد تلقوا التدريب الكافي وفهموا الإجراءات، خاصةً في حالات الطوارئ.
- تحديد عوامل النجاح الحاسمة
قم بتطوير نظام تقييم لتحديد مدى فعالية العمليات. يمكن أن يتراوح التقييم من 1 إلى 10 أو استخدام مصطلحات مثل ممتاز إلى غير كافٍ. تشمل العوامل الرئيسية فعالية الضوابط الداخلية، عمليات الرقابة، سرعة إكمال المهام، الالتزام بالميزانية، واستخدام الموارد. يجب أن يتحقق التدقيق من تحقيق عوامل النجاح الحاسمة التالية:- تنظيم المشروع
- تخطيط المشروع
- تحقيق المعالم
- السيطرة على المشروع
- إدارة الموارد
- إدارة النطاق
- الاختبار
- جمع الأدلة
حدد مواعيد المقابلات مع أعضاء الفريق ومديري المشروع وأصحاب المصلحة بشكل منفصل لمنع التأثير بينهم. قم بإجراء المقابلات بشكل متقارب للحد من تلوث المعلومات. حاول إكمال هذه المرحلة خلال خمسة أيام أو 20 ساعة للحفاظ على سلامة البيانات. - تحليل الأدلة وإنشاء تقرير
قم بتحليل الأدلة المجمعة وقارنها بالجداول الزمنية والأهداف. حدد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح وقم بإعداد نتائجك. يجب أن تتضمن التوصيات لتحسين العمليات في تقرير شامل يوضح النتائج والإجراءات اللازمة إذا كان المشروع خارج المسار. - التدقيقات المتابعة
بعد التدقيق الأولي، قم بإجراء تدقيقات متابعة للتحقق من تنفيذ التوصيات. يجب أن تكون هذه التدقيقات أقل كثافة ولكن يجب أن تضمن الامتثال المستمر للتحسينات المقترحة.
الخاتمة
يُعد إجراء التدقيق في المخاطر جزءًا حيويًا من إدارة المشروع، حيث يضمن إدارة المخاطر بفعالية وبقاء المشروع على المسار الصحيح. باتباع هذه الإجراءات، يمكن لمديري المشاريع الحفاظ على السيطرة على مشاريعهم، وتقليل المخاطر، وتحقيق نتائج ناجحة.